Factor Humano nos entrevista junto con IVI RMA Global Education
Queremos compartir la entrevista publicada en Factor Humano sobre el proyecto que hemos desarrollado junto a IVI RMA Global Education.
En Actua hemos tenido el privilegio de acompañar a IVI RMA en una transformación formativa a gran escala, apostando por una solución escalable, personalizada y alineada con su crecimiento internacional. Un proyecto estratégico que combina tecnología, visión pedagógica y una implementación a medida con Totara como plataforma.
En el artículo, el equipo de IVI RMA comparte su experiencia, los retos del proceso y cómo logramos juntos diseñar un entorno formativo multirregional, flexible y orientado a resultados.
Te dejamos aquí la entrevista completa. ¡No te la pierdas!
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Con presencia en múltiples regiones y un equipo en constante expansión, IVI RMA Global Education – institución educativa especializada en medicina reproductiva – necesitaba una solución formativa escalable, flexible y personalizada. De la mano de Actua y la plataforma Totara, han logrado transformar su modelo de formación interna y externa, integrando tecnologías como SAP, Teams e IA, y adaptando la experiencia a cada perfil profesional.
¿Cómo fue el planteamiento inicial del proyecto y qué necesidades concretas detectó IVI RMA Global Education?
Diego García: Partíamos de un sistema más limitado, que no ofrecía un entorno personalizado y que dependía de herramientas externas y conexiones vía LTI para acceder a todas las funcionalidades que necesitábamos. Tras la expansión internacional de IVI RMA Global necesitábamos un entorno multitenant para que cada región tuviera su independencia, pero dentro de una plataforma global.
La relación con Actua comenzó a mediados de 2024. Conocía los beneficios de Totara y se adaptaba a lo que queríamos, sobre todo, a nivel de funcionalidad interna. Además, nos permitía una customización muy amplia. Contamos con diferentes marcas, lo que implica no solo un look & feel diferenciado, sino también procesos y metodologías diferentes. Miguel Tablado: Necesitábamos un equipo capaz de mantener un ritmo constante de actualizaciones, ya que la estructura de IVI RMA está en continua evolución. En solo cinco años hemos pasado de 1.000 a 5.000 empleados y hemos ampliado nuestra presencia a cuatro regiones. Nuestra intención es seguir creciendo, aunque desconocemos cuáles serán las necesidades concretas de las nuevas clínicas. Por eso, buscábamos un sistema robusto, capaz de soportar un alto volumen de usuarios concurrentes y, al mismo tiempo, facilitar la integración con otros sistemas. La formación de onboarding que ofrecemos a través de IVI RMA Campus NEO es fundamental para la integración de nuevas clínicas.
¿Cómo lograron personalizar la experiencia formativa para cada tipo de usuario?
Alix Borregales: El análisis inicial de sus procesos —identificando necesidades, flujos y puntos de dolor— fue clave para diseñar una experiencia formativa personalizada para cada usuario. Gracias a esa fase, en Totara Learn implementamos audiencias dinámicas y una estructura multitenant que habilita la gestión local para diferentes mercados, de forma que cada usuario accede únicamente a los contenidos pertinentes a su rol y ubicación geográfica.
Igualmente, configuramos paneles de control e informes adaptados a cada perfil. Como resultado, cada rol dispone de sus propias métricas y herramientas: por ejemplo, un jefe de equipo puede acceder a reportes específicos de su personal, mientras que un empleado ve su historial formativo, insignias y certificados en su dashboard. Además, capacitamos al equipo de IVI RMA para administrar estas segmentaciones de manera autónoma en el futuro, asegurando que la plataforma pueda evolucionar.
¿Qué tipo de formatos y metodologías empleáis para asegurar que cada colectivo reciba una formación relevante y eficaz?
Diego: Diseñamos contenidos innovadores, siempre a partir de un análisis instruccional riguroso que nos permite adaptarnos a las características de cada colectivo profesional. Formar a personal médico no requiere el mismo enfoque que hacerlo con perfiles administrativos, por lo que trabajamos estrechamente con subject matter experts para asegurar la relevancia de cada propuesta. Además, funcionamos como un laboratorio de innovación. Exploramos de forma constante tecnologías emergentes, siempre que encajen con nuestros objetivos de aprendizaje. En la actualidad, por ejemplo, trabajamos con avatares clonados para personalizar por idioma. Totara, por su parte, nos permite configurar itinerarios y tipos de curso según el perfil profesional.
Se migraron más de 3.500 cursos desde la plataforma anterior, ¿a qué retos se enfrentaron en esta migración masiva?
David Lázaro: Debíamos trasladar un volumen muy alto de contenidos (cursos, SCORMs, etc.) y años de datos históricos, sin pérdida de información.
Para afrontarlo, definimos un proceso escalonado y creamos herramientas específicas para automatizar gran parte del trabajo. Por ejemplo, diseñamos una plantilla de curso unificada para restaurar contenidos de forma homogénea y desarrollamos plantillas CSV para la carga masiva.
Toda la información histórica de formación se incorporó al nuevo Campus Neo mediante el módulo de Evidencias de Totara, manteniendo así los logros previos de cada usuario.
Miguel: Una migración de este calado siempre genera cierto vértigo. Implica manejar una gran cantidad de información, asumir la responsabilidad sobre la formación de los equipos, asegurar la correcta migración de datos históricos, …
El análisis inicial, la creación de procesos y la visión de escalabilidad han sido fundamentales para que este proyecto funcionara. En nuestro caso, a la enorme diversidad de perfiles profesionales, se suma nuestra presencia en múltiples regiones con normativas muy distintas.
¿Cómo ha influido la solución de Actua en el desarrollo de programas como Learning for Excellence (LFE)?
Diego: LFE es una iniciativa de formación especializada dirigida a distintos perfiles profesionales dentro de la compañía, principalmente para el equipo médico y de laboratorio. Cada perfil tiene su propio itinerario de excelencia vinculado a objetivos concretos, lo que no solo permite orientar el desarrollo profesional, sino también mantener a nuestra plantilla actualizada.
El programa incluye tanto formación obligatoria como voluntaria. Además, permite la carga de evidencias y certificados, así como la formación externa, ponencias en congresos, clases magistrales u otras contribuciones que realicen nuestros empleados. Todo ello se integra en un sistema que alimenta en tiempo real un visor de puntos personalizado dentro de la plataforma. Es una de las grandes innovaciones que hemos conseguido gracias a Totara.
¿Qué papel jugó la integración con sistemas como SAP o la automatización de procesos?
Alix: Más allá de la ejecución técnica, actuamos como un verdadero socio estratégico, haciendo que cada integración —con SAP, Office 365 o Teams— forme parte de una visión global de eficiencia. En particular, conectar la plataforma Totara con SAP aseguró que la gestión de usuarios y la información organizativa fluyeran de forma transparente y sin duplicidades. Gracias a esta integración, las altas, bajas y cambios de perfil en SAP se reflejan automáticamente en el campus formativo, eliminando cargas administrativas y garantizando datos consistentes y actualizados en todo momento.
Además, se implementaron numerosas automatizaciones de procesos críticos, como la creación de usuarios o las matriculaciones en cursos obligatorios según rol o departamento, lo que ha permitido al campus escalar a miles de usuarios manteniendo una gestión ágil.
¿Cómo se abordó la necesidad de personalización sin comprometer la escalabilidad y actualización futura de la plataforma?
David: Desde el inicio tuvimos muy presente el equilibrio entre personalización y escalabilidad. Adaptamos Totara a las necesidades de IVI RMA mediante configuraciones y características nativas, evitando en la medida de lo posible desarrollos a medida que dificultasen futuras actualizaciones.
Por ejemplo, la personalización de la interfaz se realizó mediante el tema gráfico configurable y CSS personalizado. Igualmente, las funcionalidades avanzadas que implementamos – dashboards por perfil de usuario, la asignación automática de cursos o las reglas de visibilidad de contenidos – se construyeron aprovechando las herramientas estándar que ofrece Totara.
Además, integraciones como el SSO con Office 365, SAP o Microsoft Teams para la gestión de seminarios, sientan las bases para incorporar otras funcionalidades que IVI RMA pudiese requerir.
De cara al futuro, ¿Qué planes o nuevas funcionalidades tienen en marcha?
Miguel: Contamos con una hoja de ruta bien definida para las siguientes fases de desarrollo. Uno de los próximos proyectos será la integración de la plataforma con nuestra pasarela de venta de formación externa. Asimismo, estamos valorando la integración del Campus NEO con otros sistemas clave de la compañía.
En cuanto a la IA, la percibimos como una oportunidad estratégica para transformar tanto los contenidos como las metodologías de aprendizaje. Nuestra realidad operativa, que abarca contenidos en seis idiomas distintos, nos impulsa a innovar constantemente, y la IA desempeña un papel esencial en ello.
Alix: Otro foco importante es explotar las capacidades de Totara Engage para fomentar el aprendizaje social y colaborativo, creando comunidades donde profesionales de distintos centros IVI RMA compartan conocimiento y mejores prácticas. En cuanto a la IA, podría aportar sistemas de recomendación de cursos adaptados al perfil e historial de cada empleado, así como asistentes virtuales o chatbots integrados para guiar a los usuarios o resolver dudas frecuentes.
Aquí tienes el link a la revista de Factor Humano.
