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Sueñas con el día en que te plantas en la oficina de tu jefe y le dices con una sonrisa en la cara: «¡La plataforma funciona! ¡ Es un éxito!»

Pero seamos realista, cuando decimos que es un éxito, ¿qué es lo que queremos decir? Sí, el lanzamiento inicial del sistema de gestión de formación (LMS) funciona, el acceso de sesión única también funciona y los informes muestran una gran cantidad de datos, pero ¿es esto realmente un «éxito»?

Tú y las personas involucradas en el lanzamiento del LMS definitivamente pueden llamarlo una ‘prueba exitosa’, pero aún no abras la botella de cava. Tal vez una cerveza es más apropiada para este momento y te vamos a decir por qué …

Seguro que a medida que exploremos el concepto de medir el éxito utilizando «niveles», te va a sonar un poco familiar. Y es porque haremos referencia a Donald Kirkpatrick y sus cuatro niveles para evaluar cursos de formación y al quinto nivel de Jack Phillips. Para aquellos que no están familiarizados con estos niveles, son: reacción, formación, aplicación, impacto en el negocio y retorno de la inversión (ROI). Vamos a hablar de todos estos niveles, así como también de un marco para la medición del éxito de tu LMS.

Nivel 1 – el éxito funcional

Tomemos la implementación de tu LMS como ejemplo para este primer nivel. Digamos que acabas de lanzar la plataforma, eres capaz de decir sí a las siguientes preguntas:
– ¿Pudiste lanzar en la fecha prevista?
– ¿Lograste implementar el proyecto dentro del presupuesto acordado?
– ¿Conseguiste los niveles de calidad deseados?

Si eres capaz de responder que sí a todo lo anterior, entonces has completado el nivel 1 y eso significa que has tenido un lanzamiento exitoso. Sin embargo, si has respondido que no a las preguntas 1 y 2; no te preocupes ya que son metas que todos deseamos y buscamos en un proyecto pero sólo unos pocos lo logran con éxito.

Nivel 2 – la aceptación del usuario

Está muy bien tener un LMS, pero ¿se están registrando tus usuarios? y ¿están disfrutando de la experiencia?

El nivel 2 se enfoca en los usuarios, sus interacciones con la nueva plataforma, su reacción a la misma y si ese LMS se convierte en parte de su vida laboral y de su constante formación.

El marco Heart de Google, que es una métrica centrada en el usuario, ofrece unas buenas sugerencias para ayudar a cuantificar la experiencia del usuario a través del tiempo. Puedes leer más aquí. Dentro del marco Heart de Google, se sugieren indicadores relacionados con las visitas, los niveles de satisfacción, las visitas repetidas y mucho más. Es cierto que estas medidas se han desarrollado para sitios web y de ecommerce, pero funcionan igual de bien cuando se aplican a la evaluación de un LMS.

A continuación, te damos una muestra de los tipos de datos que podrías medir y comparar unos con otros, o incluso cruzar con datos históricos de un LMS antiguo.

• El número de empleados que la visitó durante la primera semana y de nuevo en las próximas cuatro semanas. Si has migrado de un LMS a otro y sientes que se tomaron decisiones diferentes para comunicar la introducción del nuevo LMS, utiliza esto como una oportunidad para comparar el uso.

• Considera comparar el número de visitas repetidas frente a los que sólo visitaron una vez.

• Échale un ojo a la duración de las visitas de los empleados, ya que no tiene ningún valor si tienes una gran cantidad de visitas si las interacciones sólo duran 30 segundos.

Hay muchas otras variables que podrías explorar y algunas de estas variables también dependerán de la persona que solicita los datos.
Además del análisis de los datos, sería interesante invitar a los empleados a rellenar una encuesta centrada en su experiencia con el LMS. Debes ser claro que no se trata de una encuesta convencional de satisfacción del empleado, de lo contrario se centrarán en el contenido de la formación.
Las preguntas deberían ir enfocadas en esta dirección:

• ¿Qué tan fácil fue utilizar el sistema?

• ¿Han sido útiles las diversas funcionalidades del sistema?

• ¿Qué frase describiría cómo ven el papel que desempeña el LMS?

• ¿Cuánta formación (menor o mayor) han emprendido desde que se ha adoptado el nuevo sistema (consulta Nivel 3)?

Aparte de estas preguntas, también podrías explorar más en relación al sistema antiguo (o la falta de uno) y el nuevo sistema. Te recomendamos lanzar la encuesta al cabo de un par de semanas de lanzar la plataforma, de este modo la perspectiva de los usuarios estará fresca. Y luego a los cuatro meses es un buen momento para analizar el cambio de estado de ánimo con respecto a la plataforma y además no ha pasado tanto tiempo como para que se hayan olvidado de cómo se sintieron al principio de esta experiencia.

Nivel 3 – formación

Ahora entramos en el terreno complicado. Los dos niveles anteriores eran mucho más sobre el «sistema». Este nivel tiene que ser sobre la formación.

Aquí, nuestro objetivo a probar es que el proceso de aprendizaje haya mejorado. Ten en cuenta que la palabra clave aquí es «proceso». Las medidas tienen que relacionarse con el aumento de conocimientos / competencias adquiridas por empleado con la misma inversión en tiempo o dinero, o en el mismo período. Un poco como un retorno de la inversión para la formación.

El LMS puede ofrecer una gran cantidad de datos para ayudarte con las medidas, y si lo haces correctamente es necesario tener en cuenta toda la formación dentro de la empresa y mostrar el aumento general en la formación por unidad de inversión.

No nos agobiemos con tantas mediciones, pero con algunos datos, es probable que puedas llegar a una muy buena estimación que muestre un aumento constante en la formación a medida que aumente la adopción.

El rendimiento de la formación pueden ser ampliado para incluir lo siguiente:

• Piensa en las decisiones que has tomado gracias a la mejor gestión de la inteligencia. Por ejemplo, mudarte a un mejor proveedor, reemplazar contenido no utilizado con contenido fresco, cambiar algunos programas por la baja satisfacción, entre otros.

• Si el LMS permite la formación “mobile”, ten en cuenta el valor de permitir la formación en momentos menos productivos fuera de la oficina. Es el valor del tiempo útil que estás creando y es luego ese valor el que estás estimando.

• Si tu LMS permite la formación colaborativa entonces puedes considerar el valor de esta formación entre compañeros mediante la cuantificación del tiempo dedicado a la formación y dándole un valor equivalente al coste de coaching.

• Si tu LMS aumenta las sesiones sincrónicas de formación, entonces controla la cantidad que aumenta y los ahorros que se generan de no viajar a las reuniones.

Nivel 4 – impacto en las competencias

Un LMS muy bien diseñado se vinculará a un marco de competencias, y a medida que la gente aprende más y lo aplica en el lugar de trabajo, el número de competencias de tus empleados aumentará.

Si las competencias se miden directamente en tu LMS o indirectamente a través de otro sistema, o muy indirectamente en términos de asistencia a los cursos, deberías esperar ver los niveles de competencia mejorar a medida que aumenta el uso de tu LMS.

¿Por qué las competencias tienen un mejor nivel que la formación? Al final se refiere, que entre más competencias tienen tus empleados, mayor es el valor que tienen como “activos”. Los “activos” cuestan dinero. De esta manera, nos acercamos cada vez al retorno de la inversión.

Nivel 5 – Mejora el rendimiento del negocio

Y hemos llegado al nivel que justifica el gasto.

Tu primer trabajo es identificar en qué grandes métricas crees que estás haciendo un impacto.

Pero, ¿cómo es que más formación y más competencia pueden derivar en una mejora tangible del rendimiento empresarial a este nivel? Pues bien, en muchos casos, estarás buscando en los indicadores generales del negocio y pidiendo a la gente tenga un poco de fe.

A las personas no les gusta hacer actos de fe, en cambio, te probarán con comentarios como: «‘¿Cómo puedes tomarte el crédito de la mejora del compromiso de los empleados?

Te gustaría probar que tu LMS ha mejorado el compromiso de los empleados, el desarrollo de las carreras, el cumplimiento, la productividad, o el valor de la empresa ante un comprador potencial.

Existen las ciencias de análisis de correlación e incluso modelos econométricos para probar causa y efecto. Sí, podrías invertir en expertos de este ámbito, pero lo bueno que tiene el modelo que estamos delineando aquí es que necesitas tener fe, pero será en pasos manejables.

Si deseas eliminar cualquier acto de fe y crear ese gráfico irrefutable que muestre una relación entre la adopción del LMS y cualquiera de los factores mencionados anteriormente, te apoyamos en esa decisión de todo corazón. Pero esta entrada de blog es demasiado corta para explicar todas las diferentes maneras de hacer esto, pero la buena noticia es que es posible.

Así que, en resumen, por favor has uso este marco para ayudarte a ti y a las partes interesadas en valorar el impacto que has hecho aplicando los niveles que figuran en este documento.
Juntos, proporcionan pasos manejables de impactos de nivel bajo y de alto nivel, sin tener que pedir actos de fe.

¿Ahora que?

Ahora que entendemos los diferentes tipos de medición, esto plantea la pregunta: ¿cuándo es el mejor momento para medir? La respuesta siempre es «ahora». ¿Por qué? Porque nunca es ‘muy pronto’ para medir.

Así que, si estás pensando en un nuevo LMS, ahora es el momento de decidir qué medir, cómo y cuándo, así como las metas medibles y en cómo esperas que éstas mejoren.

Cuanto antes empieces a medir, antes podrás demostrar más allá de la duda de que el lanzamiento de tu LMS ha sido un éxito, no sólo para los que han hecho que funcione sin problemas técnicos, sino que ha sido un éxito para el negocio.

Ahora, guarda esa cerveza sin gracia y saca una botella de Grandes Pagos de Gramona. Vamos a trabajar juntos para demostrar el éxito a un nivel estratégico.

Si te interesa saber más sobre cómo podemos ayudarte con tu plataforma eLearning, o quieres saber más sobre Totara LMS, no dudes en contactarnos. Déjanos tus experiencias en cómo has medido el éxito de tu LMS en nuestro grupo Linkedin Totara LMS (en español) o en Twitter.