Cómo forjar un programa formativo RGPD eficaz

Estamos a solo unas semanas para que el Reglamento General de Protección de Datos entre en vigor. Pero, si todavía no estás seguro sobre la mejor estrategia de formación para asegurarte de que todos los empleados estén listos, no te preocupes, no estás solo.

Los recientes sucesos de Facebook son una llamada de atención para los que crean que la protección de datos no es importante y que implementar medidas para cumplir con las regulaciones es algo que puede esperar.

El RGPD refuerza las leyes existentes y proporciona medidas adicionales de seguridad para las personas, por lo que las organizaciones deben ser lo más cuidadosas posible. No solo salvaguardas los datos, sino que también estás salvaguardando tu reputación y la confianza de las personas en ti.

El RGPD requiere ‘protección de datos por diseño y por defecto’. Por lo tanto, no se trata solo de procesos, sino también de proporcionar formación y concienciación a los empleados. Con algo tan importante, la formación no puede ser simplemente un curso para cumplir con el expediente. Los empleados necesitarán formación continuada.

Las smart companies están adoptando un enfoque integral para la formación RGPD, implementando un programa formativo multidisciplinar para que todos los empleados participen desde el principio y, además, crear una cultura de cumplimiento a largo plazo.

Estructura de un programa formativo de RGPD

Un programa formativo efectivo tiene tres fases:

Preparación

Los símbolos físicos en el entorno laboral, como carteles y brochures, son excelentes para mostrar de manera positiva que se avecina un cambio. Lo más importante, es la oportunidad de informar a los empleados que contarán con el apoyo que necesiten para enfrentarse al cambio con éxito y confianza.

Activación

La fase de puesta en marcha es donde se activa el gran esfuerzo formativo. Es buena idea comenzar esta fase con un evento de lanzamiento porque suscita interés y entusiasmo. El lanzamiento debe ir seguido de una variedad de actividades para mantener a las personas motivadas mientras aprenden.

Mantenimiento

Esta fase es particularmente importante para cursos continuados, como el caso del RGPD. No quieres que la formación se diluya, con los posibles riesgos derivados en el caso de un error. Promueve sesiones o cursos de refuerzo, para que los empleados sepan que esto es parte del mismo programa formativo.

Actividades que funcionan bien en tres fases

Inicia el programa formativo de manera que genere aceptación en los empleados, por lo que los banners y las redes sociales son buenas herramientas para tener un alto impacto durante la etapa de preparación. Al mismo tiempo, al formar a los jefes de equipo les proporcionarás el conocimiento y las habilidades que necesitan para poder dar soporte a sus equipos en todas las fases de la formación.

Una de las ventajas de una campaña de formación es que, durante la fase de activación, puedes incluir una serie de actividades que mantengan el aprendizaje fresco. Podrías incluir hubs de aprendizaje diarios, microlearning, prácticas, coaching y gamificación.

Un juego es una herramienta particularmente poderosa para la fase de activación de una campaña formativa, ya que ofrece una manera fácil de involucrar a las personas en un tema complicado, como por ejemplo el RGPD. A través del juego, las personas aprenden y practican lo que necesitan saber. Actualmente estamos ofreciendo un juego de RGPD creado por Sponge UK, que es ideal para todos los empleados de bajo riesgo. El juego propone situaciones cotidianas, lo que permite a los empleados aplicar sus conocimientos y tomar decisiones que reflejen los desafíos de la vida real.

La fase de mantenimiento ayudará a sentar las bases durante toda la campaña, con actividades tales como el refuerzo continuo y el entrenamiento. Los refuerzos de contenido, cada cuatro a seis semanas, también ayudarán a inculcar el aprendizaje. También ayuda a mantener la actividad designar a expertos RGPD, que puedan responder preguntas y motivar a sus compañeros.

Finalmente, medir el éxito y probar el impacto debe ser parte fundamental en la campaña. Elige las herramientas que permitan a tu organización medir el creciente conocimiento de las personas sobre RGPD, sus comportamientos en el trabajo y cómo esto afecta la protección de datos y el cumplimiento en el negocio.

Conclusión

Cuando el RGPD entre en vigor el 25 de mayo afectará a todas las organizaciones y a todos los empleados en mayor o menor grado. La implementación de una campaña de formación cuidadosamente pensada con una variedad de actividades a lo largo del tiempo es la forma más efectiva de garantizar que todos entiendan lo que necesitan saber.

Texto original: Sponge UK
Traducción y adaptación: Actua Solutions