Cómo implementar un plan de formación en una organización
Muchas veces nos hacen esta pregunta: ¿Cómo diseñar e implementar un plan de formación interna en mi empresa? La respuesta no es sencilla. Hay que combinar diferentes criterios para conseguir que la planificación y el diseño se traduzcan en una estrategia de elearning corporativo eficaz.
Diseñar un buen plan de formación no consiste únicamente en decidir qué cursos necesita tu empresa y ponerlos a disposición de los empleados. La parte más complicada empieza después de la implementación: conseguir que la formación responda a las necesidades reales de la organización, que las personas entiendan por qué deben realizarla y que puedan aplicar lo aprendido en su día a día.
Por eso, implementar un plan de formación requiere algo más que una buena oferta de cursos de elearning. Hace falta conocer las necesidades de tu empresa, definir objetivos, establecer prioridades, asignar recursos y hacer un seguimiento de los resultados.
En este artículo repasamos cómo poner en marcha un plan de formación interna paso a paso y qué aspectos debes tener en cuenta para que tu estrategia de elearning no se convierta en un simple listado de cursos que nadie completa o que se abandonan al poco tiempo.
1. Empieza por detectar las necesidades de formación
Detente un momento y piensa: ¿Qué necesidades tiene tu empresa? ¿Cómo puede la formación interna ayudar a cubrirlas? Antes de pensar en cursos, plataformas LMS o proveedores, debes tener claras las respuestas a estas preguntas.
El primer paso es realizar un análisis de las necesidades de formación que se desea diseñar e implementar. Esto permite identificar la diferencia entre las competencias actuales de los empleados y las que necesitan para desempeñar mejor sus funciones o asumir nuevas responsabilidades.
Para obtener una visión completa y 360º, habla con las personas que conocen de cerca cada área. No te quedes únicamente con tu percepción ni con ideas preconcebidas. Investiga las necesidades reales de la organización y contrasta la información desde diferentes perspectivas para obtener una visión más completa y establecer prioridades con criterio.
Para obtener esta información se pueden combinar diferentes fuentes:
- Entrevistas con responsables de departamento.
- Encuestas a los empleados.
- Evaluaciones de desempeño.
- Análisis de los objetivos de cada área.
- Cambios previstos en procesos, herramientas o puestos.
- Incidencias o problemas recurrentes.
- Nuevas obligaciones legales o normativas.
- Necesidades relacionadas con la transformación digital.
Aquí es importante diferenciar una necesidad de formación de un problema que puede tener otra causa. No todo bajo rendimiento se soluciona con un curso. Por ejemplo, si un equipo no utiliza correctamente una herramienta porque el proceso es demasiado complejo, quizá la solución no sea ofrecer más formación, sino revisar y simplificar primero ese proceso. Si esto está claro… vayamos al Paso #2.
2. Define qué quieres conseguir
¡Perfecto! Ya has identificado las necesidades de tu empresa. Ahora, el siguiente paso es convertirlas en objetivos concretos. Definirlos te permitirá saber qué se quiere conseguir con la formación y cómo medir si realmente ha funcionado. Además, ayudan a establecer prioridades, elegir las acciones formativas adecuadas y evaluar los resultados una vez finalizado el programa. Veamos un ejemplo:
«Mejorar las competencias digitales del equipo» es demasiado general para poder evaluar posteriormente si el plan ha funcionado. Es mucho más útil plantear objetivos específicos, como conseguir que determinados perfiles sean capaces de utilizar una nueva herramienta, mejorar una competencia concreta o reducir los errores asociados a un determinado proceso.
Los objetivos deben responder a las necesidades detectadas y, siempre que sea posible, ser medibles.
Por ejemplo:
- Formar al 90 % de los responsables de equipo en una nueva metodología.
- Reducir un determinado tipo de errores después de la formación.
- Conseguir que los nuevos empleados completen su itinerario formativo durante sus primeros meses.
- Preparar a determinados perfiles para asumir nuevas funciones.
Estos objetivos te permitirán comprobar después si la formación ha conseguido lo que buscabas y qué puedes mejorar en futuras acciones.
3. Decide quién debe recibir cada formación
Tras el análisis que has realizado, podrás identificar que no todas las personas necesitan la misma formación ni tienen que realizarla al mismo tiempo. En este punto es donde debes definir los colectivos destinatarios y adaptar los contenidos a sus funciones, conocimientos previos y objetivos.
Como punto de partida, puede ser útil crear diferentes itinerarios para:
- Nuevas incorporaciones.
- Mandos intermedios.
- Equipos comerciales.
- Personal técnico.
- Responsables de departamentos.
- Perfiles que necesitan desarrollar determinadas competencias.
- Profesionales que deben actualizar conocimientos por cambios normativos o tecnológicos.
Tómate el tiempo necesario para hacer bien esta fase. Una buena segmentación evitará uno de los errores más habituales: ofrecer el mismo catálogo de formación a toda la organización sin tener en cuenta las necesidades específicas de cada colectivo.
4. Diseña el calendario y establece prioridades
Ya tienes los objetivos definidos, la segmentación de destinatarios de la formación hecha… Ahora llega el momento de organizar el plan de elearning corporativo. Aquí no intentes lanzar todos los cursos al mismo tiempo ya que esto puede dificultar la participación y complicar la gestión.
Te recomendamos establecer prioridades y tener en cuenta factores como:
- Urgencia de la necesidad.
- Número de empleados afectados.
- Impacto esperado para el negocio.
- Recursos disponibles.
- Fechas límite o requisitos normativos.
- Dependencias entre unas formaciones y otras.
A la hora de diseñar el calendario de formación interna, especifica qué acciones se realizarán, cuándo, para qué colectivos y quién será responsable de cada una. También es importante dejar cierto margen para los imprevistos, porque siempre pueden surgir. Un plan de formación demasiado rígido puede quedar desactualizado rápidamente si cambian las prioridades de tu empresa.
5. Define los recursos y el presupuesto
Todo plan de formación necesita recursos, más del coste de los cursos, hay otros factores que debes tener en consideración. Algunos de ellos son: horas de dedicación de los empleados, gestión administrativa, producción de contenidos, herramientas tecnológicas, formadores o espacios, entre otros.
El presupuesto que necesita tu plan de formación dependerá del modelo elegido. Una organización puede combinar formación presencial, contenidos online, sesiones internas, programas de mentoring o plataformas de elearning. Aquí lo importante es que la inversión esté relacionada con los objetivos que has definido desde el principio.
Si el plan consigue mejorar las competencias y generar el impacto esperado en la organización, la inversión habrá merecido la pena. No se trata de gastar menos, sino de destinar los recursos a aquello que realmente contribuya a conseguir los objetivos del plan.
6. Asigna responsabilidades
Uno de los errores más habituales al implementar un plan de formación corporativa es hacer que todo dependa de una única persona o departamento. Para que el plan funcione, es necesario implicar a diferentes responsables y equipos, cada uno desde su ámbito.
No estamos diciendo que Recursos Humanos deba desentenderse. RRHH puede coordinar el plan, pero es fundamental contar con la participación activa de responsables de negocio y managers durante todo el proyecto. Al fin y al cabo, se trata de un proyecto vivo, en el que la colaboración de todos permite detectar necesidades, priorizar acciones y facilitar que los empleados apliquen lo aprendido en su día a día. Por ello, define claramente:
- Quién coordina el plan.
- Quién valida las necesidades.
- Quién selecciona o crea los contenidos.
- Quién gestiona las inscripciones.
- Quién comunica las acciones a los empleados.
- Quién realiza el seguimiento.
- Quién analiza los resultados.
No lo olvides. Cuando estas responsabilidades no están claras, es fácil que la formación pase a un segundo plano frente a las tareas del día a día y que el plan pierda continuidad.
7. Comunica el plan antes de ponerlo en marcha
“Si un árbol cae en el bosque y nadie está allí para escucharlo, ¿hace ruido?”
Algo parecido ocurre con la formación en tu empresa. El departamento de RRHH puede diseñar un buen programa formativo, pero si los empleados no conocen su utilidad o no entienden por qué deben participar, difícilmente tendrá el impacto esperado.
Por eso, la comunicación es una parte más del plan.
Explica de forma sencilla qué formación se va a realizar, a quién está dirigida, cuándo tendrá lugar y, sobre todo, para qué sirve.
Evita mensajes como “El próximo mes habrá un curso obligatorio de cuatro horas”… mejor comunicar tu plan de elearning corporativo con mensajes del estilo:
Esta formación nace para ayudarte a mejorar [necesidad/problema concreto]. Durante el curso aprenderás [conocimientos o habilidades] y podrás aplicarlos directamente en [tarea o situación concreta de tu día a día].
Objetivo: que al finalizar la formación puedas [resultado esperado] y que lo aprendido tenga una aplicación real en tu trabajo.
Los managers también tienen un papel importante. Si conocen los objetivos del programa y facilitan a sus equipos el tiempo necesario para realizar las actividades, será mucho más fácil que la formación se integre en la rutina laboral y no quede relegada frente a las tareas del día a día.
8. Elige el formato adecuado
Si estás familiarizado con el mundo del L&D sabrás que no todas las necesidades formativas requieren el mismo formato.
La formación presencial puede ser especialmente útil cuando se necesita practicar, debatir o trabajar en equipo. El e-learning, por su parte, facilita el acceso flexible a los contenidos y permite formar a equipos distribuidos geográficamente. Los formatos híbridos, como el blended learning, que combina actividades online con sesiones presenciales o virtuales, pueden ser una buena opción cuando se busca combinar la flexibilidad del aprendizaje online con la interacción y práctica de las sesiones en directo.
Pero, ¿cómo elegir el mejor formato de formación para tu empresa? La elección debería depender del objetivo de aprendizaje, el perfil de los participantes, el tipo de contenido y las características de la organización, no únicamente de la tecnología disponible.
9. Haz seguimiento durante la formación
La medición del impacto y la supervisión del plan es constante. No cometas el error de esperar al final del programa para comprobar si todo ha funcionado o no.
Desde la implementación, es importante hacer un seguimiento de indicadores clave como la participación, el porcentaje de actividades completadas, el abandono o las dificultades que encuentran los participantes. Estos datos te permitirán detectar problemas a tiempo y aplicar medidas correctivas.
El objetivo es que la formación responda a las necesidades reales de tu empresa y cumpla los objetivos definidos. Por eso, no tengas miedo de revisar y redefinir determinadas partes del plan cuando los resultados indiquen que es necesario. Si un curso tiene una tasa de abandono elevada, por ejemplo, puede ser necesario revisar su duración, dificultad, formato o comunicación. El seguimiento permite hacer estos ajustes sin esperar a que termine todo el plan.
Un buen plan de formación debe ser flexible y adaptarse a las necesidades reales de la organización y a cómo los empleados consumen la formación.
10. Mide los resultados y aplica lo aprendido
¡La hora de la verdad! No limites el análisis a identificar numéricamente quién ha terminado un curso… eso es un error. La pregunta importante es qué ha cambiado después de la formación en tu empresa.
Dependiendo del objetivo, se pueden analizar diferentes indicadores de medición de impacto:
- Participación y finalización.
- Resultados de las evaluaciones.
- Adquisición de nuevas competencias.
- Aplicación de los conocimientos en el puesto.
- Evolución de determinados indicadores de negocio.
- Opinión de participantes y responsables.
- Cambios en productividad, calidad o errores.
Está claro que no todos los resultados pueden medirse inmediatamente. Algunas competencias necesitan tiempo para trasladarse al puesto de trabajo. Por eso, define fases de análisis tras semanas o meses después de finalizar la formación.
Errores típicos al implementar un plan de formación
Diseñar e implementar un plan de formación interna es todo un desafío: implica coordinar una concatenación de variables en la que el factor humano resulta crucial para determinar el éxito o el fracaso. Pero, desde nuestra experiencia, podemos identificar que suelen aparecer cuando una organización pone en marcha su plan de formación.
Como ya hemos dicho, uno de los errores más habituales es empezar por el catálogo de cursos en lugar de preguntarnos primero qué necesita realmente la organización. Otro error, es querer formar a todo el mundo en lo mismo, sin tener en cuenta que cada perfil tiene unas responsabilidades, unas necesidades y unas formas de trabajar diferentes.
También es frecuente no calcular bien el tiempo que requiere la formación. Si pedimos a los empleados que hagan cursos justo cuando están en plena carga de trabajo, es difícil que puedan dedicarles la atención necesaria. Y esto acaba afectando tanto a su participación como a lo que realmente aprenden.
Si nos centramos en la medición de impacto, el error más recurrente es centrarse únicamente en la participación y satisfacción de los participantes. Que un curso haya gustado es una buena señal, pero no significa necesariamente que haya servido para lo que buscábamos. Aquí lo que es clave es saber si la formación diseñada ha ayudado realmente a mejorar conocimientos, habilidades o formas de trabajar.
La formación interna evoluciona al mismo ritmo que la organización
Las necesidades de una empresa cambian. Aparecen nuevas herramientas, se modifican procesos, cambian los puestos de trabajo y surgen nuevas competencias que antes no eran prioritarias.
Por eso, un plan de formación no debería plantearse como un documento cerrado para todo el año, sino como un proceso que se revisa periódicamente. No debes olvidar el ciclo continuo de la formación interna: detectar necesidades, definir objetivos, planificar, formar, medir resultados y volver a analizar las necesidades.
Cuando este proceso está conectado con la estrategia de la organización, la formación deja de ser simplemente un catálogo de cursos y se convierte en una herramienta para desarrollar las capacidades que la empresa necesita para avanzar.
En Actua podemos acompañarte en esta aventura y ayudarte a convertir la formación interna en una herramienta real para impulsar el crecimiento de tu organización y de las personas que la forman. ¿Hablamos?
