Hasta los mejores desarrolladores elearning sufren con la gestión de proyectos. Determinar con precisión el alcance de tu proyecto, mantenerte organizado y tener a la gente informada del proceso puede suponer todo un reto.
Seguro que alguna vez te habrás encontrado con algún problema a la hora de gestionar y desarrollar tu proyecto. Entre otras cosas, porque nunca te has formado en Gestión de Proyectos, o por una escasez de tiempo, o una mala organización de las prioridades de las tareas. Ser diseñador instruccional no significa que seas también Project Manager, pero en muchos proyectos tienes que hacer esa labor.
Por eso, hemos recogido algunos de los errores más comunes que se producen a la hora de gestionar proyectos elearning y qué podemos hacer para solucionarlos. Solo tienes que escoger uno de los puntos que crees no hacer correctamente y empezar a cambiarlo hoy mismo.
Error 1: no identificar a todos los stakeholders
Es frustrante cuando trabajas duro para contentar a un cliente, solo para acabar teniendo uno nuevo (normalmente de más alto cargo) que surge en el último segundo con nuevas expectativas. Ser sorprendido por un stakeholder superior al final del proyecto cuesta tiempo y dinero – además de paciencia.
Solución: reúne a todos tus stakeholders al principio de cada proyecto. Solicita al equipo que se anticipe a aquellos que puedan aparecer durante el transcurso del proyecto. Determina quién tiene la última palabra. Identificar a los responsables puede ayudarte a poner en escena, en puntos cruciales, a la gente adecuada para que el proyecto pueda seguir su curso sin problemas.
Error 2: confiar en una lista de tareas en vez de crear un plan de proyecto
En cualquier proyecto, hay características que son deseables y otras que no. Cuando estás trabajando en una lista de quehaceres, cada tarea será asignada con el mismo valor. Como resultado, puede que empieces a trabajar en pequeñas cosas que no tienen gran importancia, simplemente porque están en la lista, lo que te privará de trabajar en esos aspectos más importantes que te permitirían entregar el mejor curso posible.
Solución: trabaja con tu cliente en un plan de proyecto antes de empezar a hacerlo. Con un plan establecido, a medida que vayas recibiendo encargos, puedes referir a los clientes a ese plan. ¿Es tan importante lo que piden que están dispuestos a replantearlo? Normalmente verás que dejarán de lado las tareas menos esenciales.
¿Te asusta la idea de realizar un plan de proyectos? No te preocupes. No necesitas que tu plan sea sofisticado. Un plan recogido en un documento Word o una hoja de cálculo Excel puede que sea todo lo que necesites. Aquí tienes una plantilla gratuita para poner en marcha tu siguiente proyecto.
Error 3: Establecer tiempos de entrega demasiado optimistas
La clave para hacer felices a los clientes es no romper promesas y no llegar tarde a las fechas de entrega. Prometiendo fechas poco realistas te creará un posible fracaso.
Solución: mantén un control de tu tiempo. Es posible que no sepas cuanto te llevará cada etapa del proceso. Si este es el caso, empieza a hacer una tabla con el tiempo que inviertes en cada cosa. Una vez tengas una idea de cuánto tardarás en realizar las distintas tareas añade un respaldo para posibles contratiempos. Establece la fecha con el tiempo que has estimado más la mitad. De esta forma, cuando lo tengas terminado con días de sobra, tu cliente estará encantado.
Y mientras te organizas, no te olvides de mantener a tus clientes informados. Puedes descargarte aquí un calendario que te ayudará a comunicar sin problemas cuánto te ocupará cada paso del proyecto.
Error 4: no tomar buenas notas
Puede ser complicado recordar todos los detalles de las conversaciones, especialmente cuando estás trabajando con distintos stakeholders.
Solución: empieza el hábito de traer contigo una libreta y haz notas entre conversaciones. Cuando vuelvas a tu sitio de trabajo puedes pasarlas a limpio y enviarlas a tu cliente para obtener su aprobación. Solo necesitas un correo electrónico breve que diga “estas son las notas que han surgido de nuestra conversación. ¿Te parece todo correcto?”
Este hábito tan sencillo puede ayudarte a complacer a tu cliente y no tener que llamarla después de unas semanas debatiendo cómo recuerdan cada uno la casual conversación que transcurrió en el pasillo.
Solucionando uno de estos cuatro errores te ayudará a convertirte en un mejor jefe de proyectos. Solucionándolos todos te convertirá en el mejor jefe de proyectos con el que tus clientes jamás hayan trabajado.
Si tienes algún consejo sobre cómo llevar la gestión de proyectos, o has llevado a cabo alguno de los que hemos mencionado, no te olvides de compartirlo con nosotros a través de nuestro grupo de LinkedIn Articulate en Español o en nuestro Twitter.